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Bienvenue à toi et à l'épisode 4 du podcast Productivité Les Coulisses du Game ! L'épisode qui va t'aider à rentrer dans le jeu de ta gestion de projet !
Alors dans cet épisode, je teste un nouveau format dans sa version bêta, Notion étant un outil particulièrement visuel, je me suis mise au défi de créer un format technique de Notion en podcast.
Et pour ce premier épisode un peu plus technique, j'ai décidé de te parler de la gestion de projet. Alors en tant qu'entrepreneur, tu sais certainement à quel point il est difficile de garder une vue d'ensemble de tout ce qui se passe dans ton entreprise et particulièrement sur tes projets en cours et à venir.
Concrètement, une planification et une gestion de projet, ça peut ressembler à quoi ?
Ça peut inclure :
⚡️ La définition des objectifs,
⚡️ Des livrables,
⚡️ La création d'un plan de projet,
⚡️ La gestion des ressources (donc ton temps, argent, matériel),
⚡️ La communication avec des clients, des collaborateurs,
⚡️ La gestion des risques et… beaucoup d'autres choses en fonction de ton domaine d'activité !
Dans l'ensemble, la gestion de projet ça nécessite une grande capacité à planifier, à organiser et à communiquer efficacement. C'est pour ça qu'il est vraiment important de trouver LE super outil qui va t'aider à t'organiser et à suivre l'intégralité de tes projets. Et là forcément, tu me vois venir : oui, c'est Mr Notion qui entre dans la partie !
Pour faire simple, je vais commencer par te citer plusieurs raisons pour lesquelles tu dois utiliser Notion pour la gestion de tes projets.
Premièrement, Notion est un outil hyper flexible, donc tu peux l'utiliser pour gérer différents types de projets en interne ou en externe, que ce soit un projet de lancement produit, service ou formation, tes projets marketing, tes projets de production de contenu, tes projets clients ou même le projet de gestion de projet… Bref, tu l'as compris, tous tes projets peuvent trouver leur place dans Notion.
Deuxièmement, tu n'es pas sans savoir que Notion offre une multitude de fonctionnalités juste hallucinantes pour la gestion de projet, comme la création de plan, la gestion, le suivi des tâches attribuées au projet, la gestion des calendriers pour tenir sa deadline, la gestion des risques en intégrant des formules, la gestion des équipes…
En résumé, tout ce dont tu as besoin pour la gestion de tes projets.
Troisième point qui est vraiment important à mes yeux, c'est la visualisation ! Grâce à différentes vues et différents filtres, tu peux visualiser très rapidement l'action et l'avancée de tes projets.
Et en allant un petit peu plus loin, tu peux aussi créer des super formules pour voir très rapidement combien de tâches il te reste à effectuer pour terminer ton projet, depuis combien de temps le projet a démarré, dans combien de temps il doit se terminer, est-ce que tu es en retard sur ce projet… Enfin, tout est possible et imaginable pour rendre ton projet le plus productif et efficace possible !
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⚡️ Ma petite astuce : tu peux gagner énormément de temps dans la création de tes projets en créant des templates de page prédéfinis pour chaque projet plus ou moins récurrent que tu as dans ton entreprise, comme par exemple pour ta production de contenu mensuelle.
Ces templates de page peuvent inclure des informations comme les objectifs du projet, les membres de l'équipe, les délais, les tâches à accomplir, le process…
Ici, à l'Agence, on retrouve à l'intérieur des pages de projet, une vue filtrée de la base de données des tâches, une vue filtrée des ressources et un process pré-établi dans une base de données avec l'intégralité des tâches que j'ai l'habitude d'effectuer pour ce type de projet avec les membres de mon équipe assignés habituellement à cette tâche.
Au moment de la création de mon projet, je fais glisser mon process dans ma liste de tâches filtrées et je n'ai plus qu'à ajouter les dates auxquelles elles doivent être effectuées.
⚡️ Résultat : en l'espace de 2-3 clics, j'ai créé mon projet, ses tâches, j'ai assigné mon équipe et j'ai effectué un plan d'action.
Évidemment, comme ces tâches sont dans une vue filtrée issue de ma base de données master tâches, elles vont également se retrouver dans ma to-do list qui va s'afficher en calendrier ou sous forme hebdomadaire (ma préférée) pour avoir une visualisation à la semaine.
Toutes ces fonctionnalités vont me permettre de gérer très facilement mes projets et de rester à jour, et donc de rendre ma planification et gestion de projet productive et efficace !
Pour la visualisation de ma board de projet (qui est directement affichée sur le dashboard de mon Notion, la première page que j'ouvre), j'aime utiliser une vue galerie, avec les propriétés importantes en dessous comme la date de début, la date de fin, le nombre de tâches qu'il me reste et une avancée visuelle avec une barre de progression.
Cette vue galerie, je la duplique en plusieurs vues filtrées en fonction du statut de mon projet, s'il est à faire, en cours ou terminé, mais aussi en fonction des tags, des étiquettes que j'ai attribuées à mon projet : est-ce que c'est la création d'un nouveau Notion Express, est-ce que c'est une production de contenu, est-ce que c'est un projet externe, un projet en collaboration, etc...
Donc, en utilisant toutes ces fonctionnalités avancées, tu peux planifier et gérer tes projets de manière efficace et vraiment organisée, ça va te permettre de gagner du temps, de l'énergie, d'être concentré sur ce qui est vraiment important, donc de réaliser tes projets et de les réussir, évidemment.
C'est la fin de cet épisode et je te remercie d'avoir écouté jusqu'au bout. J'espère qu'il t'a donné envie de commencer ta gestion de projet sur Notion.
Je suis curieuse de connaître ton avis sur ce nouveau format bêta qui est de la technique Notion en version podcast.
Donc, si tu as aimé cet épisode, je t'invite à lui attribuer une supernote sur ta plateforme d'écoute, à le partager et à continuer la discussion avec moi si tu le souhaites sur Instagram.
Je te dis à dans 2 semaines pour une nouvelle partie de productivité des coulisses du game !
Élodie ✨
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